طراحی پرتال سازمانی عبارتی است که شاید در ابتدا اندکی پیچیده به نظر برسد. اما بیایید کمی ساده‌تر به آن نگاه کنیم. ابتدا درمورد کلمه پرتال فکر کنید. پرتال در ذهن شما چه معنی‌ای دارد؟ شاید شما با فکر کردن به پورتال یک کلیسای بزرگ قرون وسطایی‌ را به یاد بیاورید که مسافرانی در حال ورود به آن هستند و طرفداران فلیم‌های علمی تخیلی هم درگاهی جادویی بین دو جهان را تصور خواهند کرد. بنابراین این کلمه می‌تواند مفاهیم متفاوتی داشته باشد.

ما در این نوشته قصد داریم علاوه‌بر آشنا نمودن شما با مفهوم پرتال سازمانی نکاتی را درمورد طراحی پرتال سازمانی برای شما بازگو کنیم.

پرتال یا پورتال چیست؟

طراحی پرتال سازمانی - شرکت شازین
طراحی پرتال سازمانی – شرکت شازین

پرتال درگاهی برای اطلاعات سازمان‌دهی شده و مورد استفاده کاربران با استفاده از ابزارهایی که محصور زمان و مکان نیستند، است. بنابر این تعریف کاربران برای استفاده از پرتال نیاز به داشتن نرم افزار یا سخت افزار خاصی ندارند، در اصل پرتال یک وب‌گاه است که در راستای بالا‌بردن خود برای اولین شدن در اینترنت حرکت می‌کند. به پورتال، وبگاه –لنگرگاه و گذرگاه نیز گفته می‌شود.

به‌ طور کلی پرتال سایتی است که کاربر نقش خاصی در آن دارد و برای خود مکان مشخصی فراهم شده است. در اصل به سایتی که جنبه تبلیغی و معرفی ندارد را پرتال می‌گویند. ایجاد و طراحی سایت پورتالی پیچیده تر از سایت های معمولی است.

چرا باید شرکت‌ها پرتال سازمانی طراحی کنند؟

اکثر شرکت‌ها چه کوچک باشند و چه بزرگ به یک پورتال سازمانی جهت تبادل اطلاعات و ارتباطات برون سازمانی و درون سازمانی خود نیاز دارند. به طور کلی ویژگی‌های پرتال سازمانی شامل موارد زیر می‌شود:

  • دسته بندی مطالب
  • مدیریت آسان مطالب طبقه‌بندی شده
  • ارائه ابزارهای تولید مطلب
  • امنیت مناسب
  • پشتیبانی از زبان‌های مختلف دنیا
  • سهولت در دسترسی
  • به‌روزرسانی راحت
  • قابلیت سفارشی‌سازی و مدیریت از طریق کنترل پنل خاص

و…

نکات مهم در طراحی پرتال سازمانی

طراحی پورتال سازمانی اگر با برنامه ریزی و آگاهی انجام شود و همچنین در طراحی و اجرای آن از افراد حرفه‌ای کمک گرفته شود می‌تواند به پیشبرد اهداف یک شرکت کمک شایان توجهی نماید، اما اگر طراحی پورتال سازمانی با برنامه‌ریزی‌های بی پایه و اساس انجام شود تنها منجر به اطلاف وقت و انرژی خواهد شد.

مدیریت دسترسی

مهم‌ترین عنصری که در یک وب سایت پرتال سازمانی مورد توجه است، صفحه ورودی آن است. صفحه ای که با استفاده از نام کاربری و رمز عبور افراد تعریف شده و وظیفه آن، تشخیص هویت افراد و ایجاد دسترسی‌های مجاز از طرف درگاه است.

شخصی‌سازی

با توجه به نوع کاربر ورودی به پرتال، باید قابلیت شخصی‌سازی طراحی واسط کاربری برای کاربر فراهم باشد تا بر اساس نیاز خود، سرویس‌ها و موارد مورد نیاز خود را ویرایش و شخصی‌سازی نماید.

مشارکت کاربران

طراحی پرتال سازمانی - شرکت شازین
طراحی پرتال سازمانی – شرکت شازین

پس از تصدیق هویت، کاربر به صفحه و پنل مربوط به خود هدایت می‌شود. اصولا در این صفحه با توجه به نوع کارکرد سازمان و وظیفه و نقش کاربر، بخش‌های گوناگونی وجود دارند اما صرف‌نظر از این موارد، پرتال باید بخشی برای برقراری ارتباطات مجاز ‌بین کاربران داشته باشد. یعنی قسمتی که کاربران فعلی آنلاین را نمایش دهد و امکان ارتباط و تعامل بین کاربران را با توجه به نیازهای آن‌ها فراهم کند.